Sygnalista

Sygnalista to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje dotyczące naruszenia prawa, uzyskane w kontekście związanym z pracą. Informacja o naruszeniu prawa obejmuje zarówno konkretne przypadki, jak i uzasadnione podejrzenia dotyczące rzeczywistego lub potencjalnego naruszenia przepisów, które miało miejsce lub może mieć miejsce w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował. Może to również dotyczyć innych podmiotów prawnych, z którymi sygnalista miał lub ma kontakt w kontekście zawodowym, jak również informacji związanych z próbą zatuszowania takiego naruszenia prawa.

Zgodnie z Dyrektywą, zgłoszenia mogą dokonywać osoby pracujące w sektorze prywatnym lub publicznym, które uzyskały informacje o naruszeniach w kontekście zawodowym. W szczególności obejmuje to:

1. a) osoby posiadające status pracownika w rozumieniu art. 45 ust. 1 TFUE, w tym urzędników służby cywilnej,
2. b) osoby prowadzące działalność na własny rachunek w rozumieniu art. 49 TFUE,
3. c) akcjonariusze lub wspólnicy oraz członkowie organów administracyjnych, zarządzających lub nadzorczych przedsiębiorstw, w tym członkowie niewykonawczy, a także wolontariusze i stażyści, niezależnie od otrzymywanego wynagrodzenia,
4. d) osoby pracujące pod nadzorem oraz kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców,
5. e) osoby, których zatrudnienie ma być dopiero nawiązane, jeśli informacje dotyczące naruszeń zostały uzyskane w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Zgodnie z obowiązującą Dyrektywą zgłoszenia mogą dotyczyć następujących obszarów:

Zamówienia publiczne – Informacje dotyczące nieprawidłowości w zakresie przyznawania i realizacji zamówień publicznych.

Usługi, produkty i rynki finansowe – Zgłoszenia związane z zapobieganiem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także nieprawidłowości dotyczące produktów i usług finansowych.

Bezpieczeństwo produktów – Informacje o naruszeniach związanych z bezpieczeństwem produktów oraz ich zgodnością z wymogami regulacyjnymi.

Bezpieczeństwo transportu – Zgłoszenia dotyczące zagrożeń dla bezpieczeństwa transportu.

Ochrona środowiska – Informacje o działaniach szkodliwych dla środowiska.

Ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe – Zgłoszenia dotyczące naruszeń związanych z bezpieczeństwem jądrowym.

Bezpieczeństwo żywności i pasz – Informacje o naruszeniach związanych z bezpieczeństwem żywności oraz zdrowiem i dobrostanem zwierząt.

Zdrowie publiczne – Zgłoszenia dotyczące zagrożeń dla zdrowia publicznego.

Ochrona konsumentów – Informacje o działaniach szkodliwych dla praw konsumentów.

Ochrona prywatności i danych osobowych – Zgłoszenia dotyczące naruszeń w zakresie ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa sieci i systemów informacyjnych.

Interesy finansowe Unii – Naruszenia mające wpływ na interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 325 TFUE, zgodnie z odpowiednimi środkami unijnymi.

Rynek wewnętrzny – Zgłoszenia dotyczące naruszeń regulacji rynku wewnętrznego, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa, jak również praktyk mających na celu uzyskanie niezgodnych z prawem korzyści podatkowych.

Korupcja – Zgłoszenia dotyczące przypadków korupcji, w tym łapownictwa, oszustw czy nadużyć w instytucjach publicznych i prywatnych.

Bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych – Informacje o naruszeniach dotyczących bezpieczeństwa systemów informatycznych, w tym ataków cybernetycznych, kradzieży danych czy innych zagrożeń dla integralności i poufności informacji.

Każde zgłoszenie powinno opierać się na uzasadnionych podejrzeniach lub posiadanych informacjach, które mogą przyczynić się do ujawnienia nieprawidłowości.

Warunki ochrony sygnalistów, zgodnie z Dyrektywą, obejmują następujące zasady:

1. Uzasadnione podstawy do zgłoszenia – Osoby dokonujące zgłoszenia muszą mieć uzasadnione podstawy, by sądzić, że informacje dotyczące naruszeń prawa, które zgłaszają, są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia. Informacje te powinny również mieścić się w zakresie stosowania dyrektywy.
2. Sposób dokonania zgłoszenia – Aby kwalifikować się do ochrony, sygnalista musi dokonać zgłoszenia w odpowiedni sposób, tj.:
   • Zgłoszenie wewnętrzne – zgodnie z art. 7 Dyrektywy,
   • Zgłoszenie zewnętrzne – zgodnie z art. 10 Dyrektywy,
   • Ujawnienie publiczne – zgodnie z art. 15 Dyrektywy.

1. 1. Zgłaszający może przekazać informację o naruszeniu przepisów poprzez:
      • zgłoszenie anonimowe – zapewniające brak możliwości identyfikacji Zgłaszającego,
      • zgłoszenie nieposiadające cech anonimowości – zapewniające możliwość identyfikacji Zgłaszającego oraz przekazania mu Informacji zwrotnej.
        
        Sposoby przekazywania Zgłoszeń obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. Sposoby przyjmowania zgłoszeń anonimowych:
   • pocztą elektroniczną – przesyłane na adres: naruszenie@omnibus-global.com,
   • telefonicznie – bezpośrednio pod numer przypisany do Specjalisty ds. Prawnych korespondencyjnie, pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną, przesłane na adres: Omnibus-Globa Sp. z o.o. ul. Sucha 15 80-851 Gdańsk, z dopiskiem: „Naruszenie przepisów”.
   • za pomocą anonimowego formularza zamieszczonego w Intranecie prowadzonym przez Obowiązanego.
   • bezpośrednio do Specjalisty ds. Prawnych,
3. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą Zgłaszającego w formie:
   • nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
   • kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez Jednostkę odpowiedzialną.
4.  Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Jednostkę odpowiedzialną.
5. W przypadkach, o którym mowa w ust. 4 oraz ust. 5, Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.
6. Na wniosek Zgłaszającego zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Zgłaszającego zgłoszenie jest dokumentowane w formie:
   • nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
   • protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez Jednostkę odpowiedzialną. W tym przypadku Zgłaszający może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
7. Zgłoszenie powinno zawierać:
   • wskazanie, na czym polega zidentyfikowane Naruszenie przepisów,
   • wyczerpujące uzasadnienie zidentyfikowanego Naruszenia przepisów,
   • jeżeli jest to możliwe – datę Naruszenia przepisów,
   • w przypadku zgłoszeń, nieposiadających cech anonimowości – imię i nazwisko Zgłaszającego, nazwę jednostki organizacyjnej, w której jest zatrudniony oraz dane do kontaktu.
8. W przypadku Zgłoszenia nieposiadającego cech anonimowości, Zgłaszający jest informowany o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

1. Dane osobowe Zgłaszającego, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).
2. Obowiązany przechowuje dane osobowe zawarte w przekazanym zgłoszeniu, przez okres prowadzenia postępowania wyjaśniającego, a po jego zakończeniu przez czas niezbędny do usunięcia konsekwencji ustalonych nieprawidłowości i pociągnięcia do odpowiedzialności osób zaangażowanych w zidentyfikowane działania, gdyby wymagały tego przepisy prawa powszechnie obowiązującego, nie krócej jednak niż 3 lata od dnia dokonania Zgłoszenia.
3. Obowiązany uniemożliwia dostęp do danych osobowych Zgłaszającego, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, podmiotom do tego nieupoważnionym oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości Zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
4. Dane osobowe Zgłaszającego, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, podlegają ujawnieniu za jego wyraźną zgodą.
5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
6. Obowiązany po otrzymaniu Zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Obowiązanego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.